07.10.2021
Le système modulaire pour des formats d'événements réussis
Chaque secteur a ses propres besoins en matière de formats d'événements. Commençons par un salon aux ordres classique pour le commerce. Les attentes des fournisseurs (exposants) et des acheteurs (visiteurs) sont principalement axées sur l'étendue de la gamme de produits proposés, les barèmes de prix et les dates de livraison. Dans ce cas, il est important que les fournisseurs et les acheteurs puissent se rencontrer facilement et se parler dans une atmosphère agréable et sans problème. Les éléments importants dans ce cas sont l'accessibilité et la praticabilité du lieu, des cabines ou des salles de réunion spacieuses qui garantissent l'intimité souhaitée et un outil de mise en relation sophistiqué grâce auquel les rendez-vous pour les entretiens sont déjà fixés à l'avance. Les programmes de soutien ont tendance à être considérés comme chichi, à moins qu'il ne s'agisse d'événements sociaux, et ceux-ci sont particulièrement bien accueillis par les acheteurs qui doivent passer plus que quelques heures sur place en raison de leur travail.
Un format d'événement complètement différent est souhaité par les secteurs des technologies innovantes. Pour ceux qui représentent l'avenir, le stand d'exposition classique ne suffit pas. Décrivons le format comme un laboratoire d'innovation. Ici, tout est question de messages et ceux-ci sont véhiculés par le contenu, par exemple, par leurs propres ateliers dans le cadre de l'événement ou par des présentations d'experts qu'ils donnent eux-mêmes ou, mieux encore, par des études de cas présentées par leurs clients. Ce que l'on appelle habituellement un programme de soutien devient le contenu principal du programme pour cette industrie. Il arrive même que les groupes cibles deviennent flous et que l'on ne sache plus très bien qui est le fournisseur et qui est le client. En principe, le public cible est constitué de participants qui, au fur et à mesure qu'ils se connaissent, apparaissent comme des partenaires, des facilitateurs, des fournisseurs ou des acheteurs potentiels, selon le cas. Dans ces secteurs, la socialisation et la mise en réseau s'ajoutent au transfert pur et simple de connaissances dans une mesure non négligeable.
Outre les deux extrêmes que sont le salon aux commandes et le laboratoire d'innovation, on trouve un large champ d'industries traditionnelles qui ont besoin de se présenter à leur clientèle existante d'une part et d'élargir ce cercle en même temps en participant à un salon. Ici aussi, il n'y a pas de recette pour «le format de l'événement». Au contraire. L'organisateur doit s'immerger profondément dans le secteur concerné, s'entourer de représentants des différentes disciplines et être capable de bien écouter. Il est important de connaître les subtilités et les nuances de chaque secteur. Dans un cas, il s'agit de mettre en scène l'ensemble de l'événement, dans l'autre, il s'agit de repérer les changements dans le comportement des acheteurs. Dans chaque cas, il s'agit de sélectionner les bons éléments pour un format d'événement réussi.
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