07.10.2021
Der Elementbaukasten für erfolgreiche Veranstaltungsformate
Jede Branche hat ihre eigenen Bedürfnisse was die Formate für Veranstaltungen angeht. Beginnen wir mit einer klassischen Ordermesse für den Handel. Die Erwartungshaltung von Anbieter (Aussteller) und Abnehmer (Besucher) ist vor allem auf Angebotstiefe, Preisstaffelung und Liefertermin ausgerichtet. Wichtig ist in diesem Fall, dass Anbieter und Abnehmer mühelos zusammenfinden und sich in einem angenehmen und störungsfreien Ambiente unterhalten können. Wichtige Elemente sind in diesem Fall Erreichbarkeit und Praktikabilität des Veranstaltungsortes, grosszügige Stände oder Meetingräume, die die gewünschte Privatsphäre garantieren und ein ausgefeiltes Matchmaking Tool, mit dem bereits im Vorfeld die Gesprächstermine vereinbart wurden. Rahmenprogramme werden eher als Chichi verstanden, ausser es handelt sich um gesellschaftliche Anlässe und die sind vor allem bei Einkäufern willkommen, die berufsbedingt mehr als nur gerade ein paar Stunden auf der Veranstaltung verbringen müssen.
Ein komplett anderes Veranstaltungsformat wünschen sich Branchen innovativer Technologien. Wer die Zukunft abbildet, dem reicht der klassische Ausstellungsstand alleine nicht aus. Beschreiben wir das Format mit Innovation Lab. Hier geht es vor allem um Botschaften und diese werden über Inhalte transportiert, also beispielsweise über eigene Workshops im Rahmen der Veranstaltung oder über Fachvorträge, die er selber hält oder besser noch, Fallbeispiele, die von seinen Kunden vorgetragen werden. Was man sonst Rahmenprogramm nennt, wird für diese Branche zum Hauptprogramminhalt. Zum Teil verschwimmen sogar die Zielgruppen und auf einmal ist gar nicht mehr so klar, wer Anbieter und wer Abnehmer ist. Im Grundsatz besteht das Zielpublikum aus Teilnehmern, die im Laufe des Kennenlernens – je nachdem – als potenzielle Partner, Facilitators, Anbieter oder Abnehmer herauskristallisieren. In diesen Branchen kommen zur reinen Wissensvermittlung Socialising und Networking in nicht unerheblichem Masse hinzu.
Nebst den beiden Extremen Ordermesse und Innovation Lab finden wir ein breites Feld von traditionellen Branchen, die das Bedürfnis haben, sich einerseits ihrem bestehenden Kundenkreis zu präsentieren und andererseits diesen Kreis mit einer Messeteilnahme auch gleichzeitig zu erweitern. Auch hier gibt es kein Rezept für «das Veranstaltungsformat». Im Gegenteil. Der Veranstalter muss in die individuelle Branche tief eintauchen, sich mit Vertretern der verschiedenen Disziplinen umgeben und gut zuhören können. Es gilt die Feinheiten und Nuancen der jeweiligen Branche herauszuarbeiten. In einem Fall geht es um die Inszenierung der gesamten Veranstaltung, im anderen um das Aufgreifen von Veränderungen im Verhalten der Abnehmer. In jedem Fall geht es darum, die passenden Elemente für ein erfolgreiches Veranstaltungsformat auszuwählen.
Wir wissen wie das geht. Sprechen Sie mit uns.
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